Directrices administrativas para el personal de apoyo durante la pandemia de la COVID-19

La COVID-19 es una pandemia global que actualmente está ocasionando interrupciones sin precedentes en la vida diaria y laboral, provocando incertidumbre, estrés y ansiedad en casi todas las personas. Actualmente, estamos viviendo una crisis de salud pública global que se mueve a una velocidad y escala que las generaciones actuales jamás han visto. En este momento, los gerentes pueden cumplir una función importante en determinar la forma en que el personal vive estos sucesos y, por ende, qué tan bien lo afrontan. Después de una crisis, la experiencia emocional de las personas es a menudo la realidad que recuerdan con más claridad. Si el personal está muy estresado, pero también siente que los gerentes y la organización como un todo, de verdad se preocupan por ellos, hará que sea más fácil soportar el estrés y ayudarán a que la experiencia sea menos traumática con el tiempo. Este recurso les ofrece a los gerentes consejos sobre cómo pueden ayudar al personal a promover la resiliencia y el bienestar durante estos momentos difíciles. ▪ Ajuste la presión de la carga laboral normal y las fechas de entrega, lo que más pueda. Cuando las personas están muy ansiosas, puede ser difícil que se concentren en algo más aparte de la información relacionada con el peligro percibido. El personal estará distraído durante estos momentos y es poco probable que sean capaces de concentrarse en el trabajo de la misma forma en la que lo hacen normalmente. ▪ Recuérdeles a los gerentes que usted supervisa que la función de un líder sea guiar a las personas durante los momentos difíciles. Reafirmarles que fueron seleccionados para un cargo de responsabilidad de gestión y liderazgo durante estos momentos, es parte de esa función. Envíeles estos consejos a todos los gerentes que supervise y aliéntelos a apoyar el bienestar del personal. ▪ Tenga en cuenta que muchos estarán experimentando emociones fuertes y tratando de tomar decisiones difíciles. Es posible que el personal esté experimentando emociones fuertes en este momento, incluida la soledad, como resultado de la reducción del contacto social; ansiedad por ellos mismos y sus seres queridos; dificultades financieras y preocupación sobre la continuidad laboral; estrés parental por estar con los niños en casa debido a los cierres de la escuela, así como estrés familiar por la responsabilidad de atender a los adultos mayores; tensiones relacionadas con las decisiones difíciles (cuándo y cómo aislarse); y el duelo y la tristeza relacionada con muchas pérdidas grandes y pequeñas. ▪ Comuníquele al personal comprensión y apoyo. Comuníquele al personal algunos o todos los siguientes mensajes por correo electrónico y durante las reuniones (posiblemente, virtuales): o Comuníquele al personal de forma clara que su seguridad física y emocional son prioridad máxima para usted y la organización. o Reconozca las emociones difíciles y complejas que el personal puede estar experimentando, las decisiones difíciles que pueden estar tomando y las múltiples exigencias de cuidado que deben estar enfrentando. o Agradézcale al personal todos sus esfuerzos. Es posible que su personal esté lidiando con múltiples exigencias y aun así esté intentando invertir tiempo y atención considerable en el trabajo. Agradézcales por su dedicación. o Deje muy claro que apoya los acuerdos laborales flexibles y a distancia. En muchos lugares, la recomendación médica actual es que todo aquel que pueda trabajar a distancia desde su casa, debe hacerlo. Hágale saber al personal que apoya el trabajo a distancia y las horas flexibles y que deben sentirse libres de cambiar las horas laborales para cumplir otras exigencias actuales (como cuidar a los niños pequeños que no están en la escuela). o Recuérdele al personal la perspectiva general. La magnitud del peligro que representa actualmente este virus pasará con el tiempo y las cosas volverán a ser “normales” otra vez. o Presente una visión de un futuro esperanzador. Presénteles a las personas una visión que sea más grande que las luchas y sufrimientos individuales. Si cree que no será muy abrumador para el personal, puede buscar aportes para cumplir con sus objetivos laborales durante este tiempo o para reanudar los programas después de este suceso. Transmita esperanza y optimismo realista. o Aliente al personal a que cuiden de sí mismos y de sus seres queridos. Recuérdeles los mensajes principales relacionados con la buena higiene y la eficacia del distanciamiento social. Recuérdeles velar los unos por los otros y por los más vulnerables. Recuérdeles nuevamente que “cuando todo pase, necesitaremos de nuestro personal para que las cosas funcionen bien, así haremos el mejor trabajo posible”. o Recuérdele al personal que cuentan con recursos de apoyo y que están disponibles para ellos. Recuérdele al personal que existen recursos disponibles para ellos (incluida la orientación y las consultas individuales entre el personal y la administración) y aliéntelos a acceder a dichos recursos. Adicionalmente, considere buscar ayuda para usted. No subestime la presión de sentirse responsable por el personal (y, al mismo tiempo, impotente) durante sucesos como estos. ▪ Reconozca que la organización puede necesitar tomar decisiones difíciles durante estos momentos. Siempre habrá tensiones propias de la operacionalización de los valores organizacionales, especialmente durante estos momentos. Prepárese para reconocer y explicar estas decisiones y tensiones. ▪ Asegúrese de que haya planes claros para la comunicación. Si tiene una cadena telefónica/radial, pruébela. Tenga planes de contingencia para comunicarse con el personal en caso de que falle el internet o se presente inestabilidad en el servicio. ▪ Establezca horarios regulares de reunión para conectarse virtualmente. Las reuniones regulares ayudarán a proporcionar una estructura y una sensación de normalidad y asistirá al personal en su progreso en las tareas necesarias. ▪ Mantenga a su personal completamente informado y de manera frecuente. Mantenga a su personal informado de las decisiones y directrices pertinentes. Durante las fallas de comunicación, las personas tienden a asumir lo peor, así que una comunicación más frecuente es mejor que una que no sea suficiente. Mientras el personal sepa más sobre el contexto y las posibles decisiones/instrucciones organizacionales, sentirán que tienen más control y están más preparados. ▪ Pregúntele al personal de forma regular cómo van. Esté al tanto de las diferentes reacciones y mezcla de emociones confusas que puede sentir el personal. Sea consciente de esto durante las conversaciones con el personal. Algunas de las preguntas que quizás quiera realizar incluyen: o En una escala del 1 al 10, donde 10 es excelente, ¿cómo se siente en este momento? o ¿Hoy tiene alguna sensación que no haya tenido ayer? o ¿Cómo puedo o cómo puede la organización ayudarlo mejor? ▪ Recuérdele al personal que hay variables y fuerzas que se salen de sus/nuestras manos. Recuérdeles que usted y otros gerentes están haciendo su mejor esfuerzo para tomar las mejores decisiones posibles con el conocimiento y evaluación del contexto actual. A medida que el contexto cambie, también lo harán las evaluaciones de riesgos y el plan de acción. ▪ Manténgase lo más calmado posible. Tanto como le sea posible, evite actuar por la sensación de “respuesta a la urgencia” y cálmese. Habrá mucha presión de parte de la organización, el gobierno y las dinámicas de la crisis que influyen en la situación. No es la situación ideal para tomar decisiones racionales y la tentación de tomar decisiones precipitadas será significativa. Haga una pausa (incluso por 10 minutos, si es posible) para calmarse y centrarse antes de tomar decisiones importantes.